Data Protection

Avvalendoci di un team di professionisti dell’area legale e tecnico-informatica assistiamo i nostri clienti nella messa a punto di un piano di adeguamento al GDPR. Il servizio è personalizzato in ragione delle necessità operative del Cliente e della sua complessità organizzativa e può riguardare sia l’azienda che singoli progetti. Il valore aggiunto consiste nell’aver pensato la consulenza come un insieme di servizi specialistici legali e informatici in materia di protezione dei dati personali, garantendo soluzioni non solo normativamente conformi ma anche operativamente praticabili.

Il nostro servizio si articola attraverso:

• La mappatura dei dati trattati e delle categorie di interessati coinvolti;
• L’analisi dei processi operativi e dei flussi di dati;
• L’identificazione dei soggetti (interni ed esterni) coinvolti nei processi di trattamento dati;
• L’analisi delle politiche di trattamento dati già adottate dal Cliente;
• L’analisi delle misure di sicurezza tecniche e organizzative esistenti;
• L’identificazione delle sinergie con altri Modelli Organizzativi (normative sulla compliance del settore bancario e assicurativo, prevenzione dei reati informatici ai sensi del D. Lgs. 231/2001, ecc.);
• La valutazione di preesistenti provvedimenti dell’Autorità di controllo a carico del Cliente o, più in generale, su tematiche attinenti attività o progetti analoghi.

Queste informazioni di base vengono raccolte dai nostri professionisti mediante interviste alle funzioni aziendali e un’accurata due diligence documentale.
Il servizio si conclude con l’individuazione e la realizzazione degli adempimenti necessari, tarati su tutte le specificità di settore (come, a titolo esemplificativo, informative per gli specifici settori, consensi modulari, accordi di contitolarità, data processing agreement, consultazione preventiva del Garante, e simili).

Il rilascio dei documenti – a seconda dei casi – è preceduto e/o accompagnato da un report di riepilogo, contenente i risultati dell’assessment e indicazioni sull’utilizzo dei deliverable documentali.
Obiettivo del nostro servizio è supportare i nostri clienti nelle scelte di politica di protezione dei dati affinché i trattamenti svolti siano conformi, oltre che al GDPR, anche alle ulteriori norme previste dalla disciplina nazionale per specifici settori, il tutto nel pieno rispetto del business aziendale.

Con questo servizio offriamo supporto costante ai nostri clienti, aiutandoli in modo continuativo ad affrontare le problematiche relative al trattamento di dati personali. L’obiettivo è mettere a costante disposizione dei clienti l’esperienza dei nostri professionisti per individuare soluzioni rapide ed efficaci alle sempre più frequenti implicazioni privacy nella gestione quotidiana delle attività aziendali.

Il nostro intervento può articolarsi, in via esemplificativa, nelle seguenti attività:

• Assistenza nella gestione di richieste da parte degli interessati;
• Aggiornamento o produzione di informative e moduli per la raccolta del consenso;
• Aggiornamento o produzione di procedure, policy e/o istruzioni operative;
• Assistenza nella definizione dei ruoli privacy con i fornitori e produzione della documentazione necessaria ai sensi di legge;
• Assistenza nella valutazione di strumenti informatici e/o nuove tecnologie per il trattamento di dati personali;
• Assistenza nell’avviamento di campagne di marketing digitale o progetti di sponsorizzazione, nel rispetto della tutela dei dati personali;
• Assistenza nell’avviamento di progetti di recruitment e selezione del personale, nel rispetto della tutela dei dati personali;
• Consulenza nell’avviamento di progetti che comportano nuovi processi di trattamento dati;
• Audit periodici per verificare la conformità complessiva o su singole aree di business del Cliente;
• Assistenza presso la sede del Cliente durante lo svolgimento di attività ispettive da parte della Guardia di Finanza o dell’Autorità di controllo.

Relativamente alle modalità di offerta, la metodologia proposta è quella tipica dell’help desk: ossia, massima libertà e flessibilità per il Cliente di definire a monte un proprio budget annuo da destinare all’iniziativa in modo da sfruttarne al massimo le economie di scala.

La normativa sulla protezione dei dati conosce discipline specifiche nei vari settori (ricerca scientifica, settore sanitario, settore farmaceutico, telemedicina, GDO, terzo settore, intelligenza artificiale, videosorveglianza, ecc.) e presenta notevoli differenze di impatto anche in virtù della tipologia di uso che s’intende fare dei dati (marketing, comunicazione, gestione del personale, servizi digitali, ecc.).

L’approccio seguito nella redazione dei pareri va oltre quello classico ed è caratterizzato da forti connotazioni operative. I pareri sono preceduti da una sintesi operativa e corredati da allegati con tutti i documenti necessari all’ente per essere a norma. Inoltre, ci preoccupiamo di formare il personale su quanto impostato nel parere ed eventualmente di interfacciarci con i fornitori chiamati all’attuazione degli adempimenti indicati nel parere.

Tra i nostri servizi, è inclusa anche l’erogazione sessioni formative in materia di protezione dei dati personali, Compliance e Modelli Organizzativi di cui al D.Lgs. 231/2001.

I nostri servizi formativi sono pensati per offrire sia nozioni generali sui principi della normativa, sia contenuti dal taglio più specifico e tecnico/operativo, personalizzato sul settore di attività del Cliente, oltre che su eventuale regolamentazione speciale applicabile. Nel contesto della consulenza continuativa, inoltre, eroghiamo sessioni formative specifiche sul corretto utilizzo ed implementazione della documentazione prodotta (e.g. deleghe e procedure, informative ecc.)

Tutti i nostri servizi di formazione sono modulati sulle esigenze specifiche del Cliente, e possono essere erogati sia in aula che da remoto; le tempistiche, durata, e destinatari delle sessioni sono sempre definiti e concordati con il Cliente, con possibilità di organizzare sessioni specifiche e differenziate per personale con diverse mansioni all’interno dell’azienda.

Predisponiamo contenuti (materiale di sensibilizzazione di taglio divulgativo, simulazioni di situazioni possibili con personaggi di fantasia, testi normativi navigabili con l’ipertesto) destinati a confluire in piattaforme di e-learning con animazioni, sonoro, questionari a risposte multiple e con randomizzazione delle domande.

Siamo attivi anche nell’e-learning “chiavi in mano”, mediante una consolidata collaborazione con il nostro partner tecnologico Mediamed Interactive, con possibilità di offrire prodotti basati sulle più evolute e diffuse piattaforme di formazione a distanza consentendo al Cliente di fruire sia di prodotti standard a catalogo, sia di corsi tagliati su misura.

Assistiamo e rappresentiamo i nostri clienti nei procedimenti amministrativi dinanzi all’Autorità Garante italiana e alle Autorità Garanti europee in casi come, a titolo esemplificativo:

• Richiesta di informazioni e documenti dell’Autorità dopo reclami e segnalazioni degli interessati;
• Accertamenti dell’Autorità e successive contestazioni amministrative;
• Memorie avverso sanzioni amministrative interdittive e/o pecuniarie;
• Notifica al Garante di violazioni dati personali ai sensi dell’articolo 33 GDPR;
• Istanze di consultazione preventiva al Garante ai sensi dell’articolo 36 GDPR.

In ottemperanza all’art. 35 del GDPR offriamo ai nostri clienti supporto nelle risk analysis previste dal GDPR per quei trattamenti che, per la loro finalità, natura, portata e contesto, anche in relazione al settore di business in cui opera il Cliente, possono potenzialmente rappresentare un rischio per i diritti e le libertà delle persone coinvolte. In quest’ottica si inserisce il nostro servizio di Valutazione d’impatto del trattamento (la c.d. DPIA, Data Protection Impact Assessment).

In concreto, il nostro servizio include:

• Parere sulla necessità di predisporre un documento di Valutazione d’Impatto, a seguito di analisi tecnico-legale del trattamento, alla luce dei criteri normativi (nazionali ed europei), nonché in considerazione delle aree di operatività aziendale e della eventuale normativa di settore;
• Una volta accertata la necessità o l’opportunità di predisporre un documento di Valutazione d’impatto: analisi dei processi operativi aziendali e dei flussi di dati nelle aree impattate, sia dal punto di vista legale che tecnico;
• Valutazione della necessità e della proporzionalità dei trattamenti, in relazione agli scopi che si intendono perseguire, insieme ad una valutazione dei rischi per i diritti e le liberà degli interessati;
• Individuazione degli adempimenti documentali necessari in materia di protezione di dati personali, tarati su tutte le specificità di settore (e.g. informative specifiche, procedure, consensi modulari, modalità di raccolta del consenso);
• Impostazione di accorgimenti operativi per la progettazione dei flussi di dati in ottica privacy by design e by default;
• Definizione di processi organizzativi, misure di sicurezza adeguate e meccanismi per garantire la protezione dei dati personali e dimostrare la conformità al Regolamento, alla
  luce delle migliori esperienze internazionali oltre che dei provvedimenti del Garante e della specifica normativa di settore;
• Ove necessario, supporto nel coinvolgimento o nella raccolta delle opinioni degli interessati (o dei loro rappresentanti);
• Ove necessario, assistenza nella consultazione preventiva del Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 36 del GDPR, qualora il rischio residuale, a valle dell’analisi e dell’adozione di misure di sicurezza, risulti comunque elevato.

Grazie ad una nutrita esperienza nel settore, unita ad un costante aggiornamento ed attenzione alle novità e ai mutamenti, sia del panorama normativo che di quello tecnologico, offriamo ai nostri clienti un servizio completo e a 360 gradi, con un approccio dinamico ed innovativo che va oltre la mera analisi del rischio privacy connesso al trattamento offerta dai tool presenti sul mercato. La nostra analisi abbraccia anche le implicazioni potenziali sulla sfera personale dell’interessato, toccando, ad esempio, il diritto all’autodeterminazione, all’immagine e alla reputazione, il diritto alla salute e all’incolumità.

Infine, il nostro servizio di redazione di Valutazione d’impatto prevede il coinvolgimento attivo di un team multidisciplinare, che include non solo professionisti di formazione giuridica, ma anche esperti nel settore della sicurezza informatica, che ci permettono di affiancare il Cliente nell’individuazione ed impostazione di adeguate misure tecniche ed organizzative, idonee a garantire la conformità del trattamento.

Forniamo assistenza continuativa ai nostri clienti nei rapporti con outsourcer e fornitori in ambiti strategici che comportano trattamenti di dati personali, con particolare attenzione a quei settori che prevedono normative sulle esternalizzazioni (e.g. settore farmaceutico).

Il nostro servizio comprende, in generale:

• Verifica preliminare volta a vagliare la conformità del fornitore potenziale su aree tematiche per le quali la normativa impone regole da rispettare e per le quali hanno garantito tale conformità;
• Assistenza nella predisposizione e nella revisione di contratti di servizi, per tutti gli aspetti che coinvolgono la tutela e la protezione dei dati personali;
• Assistenza nella corretta impostazione dei ruoli e rapporti in ottica data protection con il fornitore e, ove necessario, predisposizione di appositi atti di nomina a Responsabile del trattamento, comprensivi di tutti gli elementi richiesti dalla normativa (art.28 GDPR), personalizzati e tarati con attenzione alle necessità del Cliente e alle specifiche del servizio oggetto della trattativa;
• Verifica, sia legale che tecnica, dell’adozione, da parte del fornitore di adeguate misure tecniche ed organizzative per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati trattati per conto dei nostri clienti;

Il nostro servizio pertanto si declina, a seconda delle esigenze del Cliente, sia come verifica preliminare in fase di selezione di un partner cui affidare in outsourcing un processo, sia come verifica dei livelli di compliance in costanza di un rapporto contrattuale già attivo.
La progettazione degli strumenti di analisi e della relativa documentazione è realizzata da team multidisciplinari, comprendenti tecnici esperti nelle diverse materie di attenzione, di formazione sia giuridica, che tecnico-informatica.

Con questo servizio, che moduliamo in modo diverso in ragione della complessità organizzativa del Cliente, non ci limitiamo a verificare l’osservanza della normativa da parte del Cliente, ma
interveniamo in modo proattivo promuovendo il rispetto degli adempimenti prescritti dalla stessa e fungendo da garante interno al Cliente nel rispetto di tali obblighi.

Il nostro servizio di Data Protection Officer prevede:

• Supporto nella stesura e aggiornamento delle Policy aziendali e consulenza sulla relativa attuazione;
• Consulenza su singole questioni rilevanti in materia di privacy;
• Supporto nella corretta impostazione privacy di iniziative, attività e applicazioni;
• Vigilanza sui trattamenti svolti dalla Società e/o esternalizzati;
• Gestione di eventuali violazioni dei dati personali;
• Gestione delle relazioni con l’Autorità Garante;
• Gestione di eventuali istanze degli interessati;
• Manutenzione del sistema di compliance privacy;
• Reportistica al management;
• Aggiornamento e formazione;
• Assistenza on site in caso di accertamenti dell’Autorità Garante Italiana.

Il Servizio di Data Protection Officer viene svolto avvalendosi di un team di legali e di esperti di data security, che si interfaccia costantemente con tutte le funzioni interne competenti, facilitando nell’operatività quotidiana il rispetto della normativa a protezione dei dati personali. Il tutto con l’obiettivo di trasformare un obbligo normativo in un valore aggiunto per il Cliente.

Nel caso in cui siano ancora presenti in rete precedenti giudiziari o notizie diffamanti che ledono la reputazione del cliente che si rivolge a noi, i nostro team di esperti lo condurrà verso il riconoscimento del Diritto all’Oblio.

Si dovranno segnalare i link lesivi della reputazione ed il nostro team composto da legali specialisti nel diritto all’oblio ed esperti di internet studierà un piano di intervento efficace, così da valutare se sussistono i requisiti per l’applicabilità del diritto all’oblio ex art.17 del GDPR per poi procedere alla rimozione dei link negativi.

Google è il motore di ricerca più utilizzato e più avanzato e le informazioni che riporta nella prima pagina di ricerche connesse al proprio nome, sono quelle che contano.

E’ facile essere oggetto di attacchi per episodi negativi passati o controversie giudiziarie che rimangono in rete per un tempo indeterminato e sono reperibili anche a distanza di molti anni dal loro verificarsi.

E’ bene sapere che un’azione legale contro Google o altri motori di ricerca sarebbe controproducente e non è questo il modo in cui lavoriamo, poichè in primo luogo vi richiederebbe un impiego di risorse economiche notevoli ed in secondo luogo dilungherebbe di moltissimo i tempi di risoluzione del problema.

Il nostro è un metodo di lavoro collaudato, che ha l’obiettivo di risolvere la problematica nel minor tempo possibile, così da aiutare il cliente a vedere riconosciuto il suo diritto ad essere dimenticato.

Ogni azienda, nella gestione delle attività quotidiane, si imbatte in varie tipologie di problemi legali ordinari che spesso comportano la necessità di ricorrere ad interventi multidisciplinari; con un conseguente aumento dei costi di gestione ed una maggiore dispersione di energie, che inevitabilmente incidono sulla tempestività dell’intervento. È questo lo scenario in cui si colloca il servizio di Legal Desk offerto da netforLegaL con particolare focalizzazione sulle Piccole e Medie Imprese.

Si tratta di assistenza e consulenza legale multidisciplinare sulla cui disponibilità e, soprattutto, celerità, il Cliente può contare costantemente. Il Servizio soddisfa l’esigenza di affidare in outsourcing la risoluzione delle problematiche legali nei contesti aziendali meno complessi e può rappresentare anche un valido supporto dell’ufficio legale interno nelle realtà più articolate.

L’intervento di un pool di professionisti senior – organizzati per aree di specializzazione – consente al Cliente di capitalizzare le esperienze consulenziali garantendo un costante aggiornamento normativo nel proprio settore di attività. Inoltre, l’approccio multidisciplinare assicura interessanti economie di scala.

Tra le nostre aree di intervento:

• Assistenza in materia di compliance aziendale (protezione dei dati personali, sicurezza sul lavoro, normative ambientali, D.Lgs. 231/2001, regolamentazione sanitaria);
• Assistenza contrattuale (nel ciclo attivo e nel ciclo passivo);
• Redazione/verifica di corrispondenza di carattere legale/commerciale;
• Assistenza legale a tutela della proprietà intellettuale;
• Assistenza legale/tecnico-organizzativa sull’utilizzo delle strumentazioni informatiche e telematiche;
• Assistenza legale in materia di marketing e comunicazione;
• Gestione e recupero dei crediti in Italia ed all’estero.

Il Servizio vede impegnato per ciascun Cliente un “legale di contatto”, che coordina gli interventi ed ha un rapporto costante con l’azienda. La presenza di tale figura determina:

• La crescita del rapporto fiduciario con il Cliente;
• La progressiva personalizzazione del servizio in virtù della sempre maggiore conoscenza acquisita del contesto aziendale;
• la garanzia di un presidio legale costante, che svolga anche attività di impulso verso il Cliente.

Relativamente alle modalità di offerta, la metodologia proposta è quella tipica dell’help desk: ossia, massima libertà e flessibilità per il Cliente di definire a monte un proprio budget annuo da destinare all’iniziativa in modo da sfruttarne al massimo le economie di scala.

Il tutto con il risultato atteso di trasformare quello che fino ad oggi – forse – è stato percepito come il costo della conformità normativa, in una assicurazione – o un investimento – nella serenità di fare le cose bene.